Toplantı ve Karar Yönetimi Modülü
ASÜM Toplantı Modülü; üniversite bünyesindeki tüm akademik ve idari toplantıların web üzerinden planlandığı, önceden oluşturulmuş gruplarla veya tekil olarak akademisyen, personel ve öğrencilerin katılımcı olarak eklenebildiği gelişmiş bir dijital kurul platformudur. Toplantı öncesi anlık bildirimlerle ve gündem maddelerine özel ön görüş toplama özelliğiyle interaktif bir yapı sunan modül; toplantı sonrasında alınan kararları doğrudan "Görev Takip Modülü" üzerinden ilgili personellere iş emri olarak entegre eder. Format bağımsız dosya yükleme özelliğiyle tüm kanıtları dijitalleştiren bu sistem, toplantıları "Bekleyen", "İşlemdeki" ve "Tamamlanan" statülerine göre akıllıca filtreleyerek kurumun karar alma mekanizmasını, eylem takibini ve kurumsal arşivini tek bir çatı altında kusursuzca yönetir.
Aksaray Üniversitesi Mobil Uygulama Platformu (ASÜM), kampüs içerisindeki tüm akademik ve idari kurulların, komisyonların ve çalışma gruplarının organizasyon süreçlerini tek bir merkezde birleştiren, karar alma mekanizmalarını dijitalleştiren kapsamlı bir "Toplantı Modülü" barındırmaktadır. Bu modül; toplantı planlamasından ön görüş toplanmasına, anlık iletişimden görev atama ve arşivleme süreçlerine kadar kurum içi demokrasiyi ve operasyonel hızı üst seviyeye taşır.
Kapsamlı Organizasyon ve Dinamik Katılımcı Yönetimi Üniversite bünyesindeki tüm akademik ve idari personel, yetkileri dahilinde ASÜM Web uygulaması üzerinden saniyeler içinde yeni bir toplantı organize edebilmektedir. Sistem üzerinde toplantının başlığı, kısa açıklaması, tarihi, saati ve fiziksel/dijital yeri tanımlandıktan sonra esnek bir katılımcı havuzu oluşturulur. Toplantılara akademisyenler ve idari personellerin yanı sıra öğrenciler de resmi katılımcı olarak dahil edilebilmektedir. Katılımcılar sisteme tek tek eklenebileceği gibi, daha önceden oluşturulmuş "Katılımcı Grupları" sayesinde tek bir tıklamayla toplu olarak da atanarak organizasyon yükü minimize edilir.
Etkileşimli Gündem ve Ön Görüş Toplama Altyapısı Toplantıların verimliliğini artırmak adına modüle yenilikçi bir "Etkileşimli Gündem" mimarisi entegre edilmiştir. Yöneticiler, toplantı gündem maddelerini sisteme eklerken, üzerinde tartışılması veya hazırlıklı gelinmesi gereken kritik maddeler için "Görüş Alınsın" seçeneğini işaretleyebilmektedir. Bu sayede katılımcılar, toplantı saatini beklemeden ASÜM üzerinden ilgili gündem maddesine dair fikir ve önerilerini sisteme girebilir. Toplanan bu ön görüşler, toplantı esnasında veya öncesinde istenildiği an listelenerek karar alma süreçlerine veri tabanlı bir katkı sağlar.
Çok Yönlü İletişim ve Zengin Bildirim Sistemi Katılımcılarla kurulacak iletişim, gelişmiş bir push bildirim altyapısıyla desteklenmektedir. Toplantı organizatörleri, toplantı öncesinde hatırlatma yapmak veya toplantı sonrasında bilgilendirme sağlamak amacıyla tüm katılımcılara toplu bildirimler gönderebilmektedir. Bu bildirimlerin içerisine toplantı gündem maddeleri otomatik olarak entegre edilebileceği gibi, dikkat çekici görsel materyaller de eklenebilmektedir. Ayrıca sistem, gerektiğinde katılımcı listesinden seçilen spesifik kişilere özel, tekil bildirimler gönderilmesine de olanak tanır.
Zengin Arşiv, Karar Kayıtları ve Görev Takip Entegrasyonu Toplantı Modülü, bürokratik belge yönetimini tamamen dijitalleştirir. Toplantıya ait gündem evrakları, sunumlar veya kanıt niteliği taşıyan her türlü dosya, format bağımsız olarak sisteme yüklenebilmektedir. Toplantı bitiminde ise alınan kararlar resmi olarak sisteme kaydedilir. Modülün en güçlü yönlerinden biri olan entegrasyon altyapısı sayesinde; alınan bu kararlara istinaden yapılması gereken eylemler doğrudan "Görev Takip Modülü"ne aktarılarak ilgili personellere görev (iş emri) olarak atanır. Böylece toplantı masasında alınan kararlar sahadaki icraata kesintisiz bir şekilde bağlanır.
Akıllı Statü Takibi ve Kurumsal Arşivleme Toplantıların yaşam döngüsü, kullanıcı dostu üç farklı statü listesi üzerinden takip edilmektedir. Henüz tarihi gelmemiş planlı toplantılar "Bekleyen Toplantılar" listesinde; tarihi geçmiş ancak karar girme veya görev atama süreçleri devam eden açık toplantılar "İşlemdeki Toplantılar" listesinde yer alır. Kararları sisteme işlenen, tüm dosya ve kanıtları yüklenerek işlemi biten toplantılar ise yönetici tarafından "Tamamlandı" olarak kapatılır ve kurumsal hafızaya kazandırılmak üzere "Tamamlanan Toplantılar" listesine güvenli bir şekilde arşivlenir.