KBYS
Kalite Bilgi Yönetim Sistemi (KBYS) Modülü: Aksaray Üniversitesi Bilgi Yönetim Sistemi (UBYS) çatısı altında konumlandırılan Kalite Bilgi Yönetim Sistemi (KBYS); üniversitenin stratejik hedeflerini, akreditasyon süreçlerini ve YÖKAK (Yükseköğretim Kalite Kurulu) standartlarındaki kalite güvence mekanizmalarını tek bir dijital merkezden yöneten kapsamlı bir üst yapı platformudur. KBYS, bürokratik kalite süreçlerini kağıt üzerinden kurtararak kurumun günlük operasyonlarına organik olarak entegre eden "yaşayan" bir ekosistemdir.
Bütünleşik Yönetim ve Stratejik İzlenebilirlik KBYS, Strateji Dairesi Başkanlığı ve Kalite Koordinatörlüğü'nün belirlediği makro düzeydeki vizyonu, birim bazlı mikro eylemlere dönüştürür. İçerisinde barındırdığı alt modüller sayesinde stratejik hedefler, kalite performans göstergeleri ve yıllık birim faaliyet planları şeffaf bir dijital ajanda üzerinden anlık olarak takip edilir. Üniversitenin tüm güncel yönetmelik ve yönergelerinin tutulduğu Doküman Yönetim Sistemi (DYS) ile tam entegre çalışarak, yürütülen her operasyonun kurumsal standartlara ve en güncel revizyonlara uygun ilerlemesini güvence altına alır.
Saha İle Kesintisiz Entegrasyon (ASÜM Köprüsü) KBYS'nin en yenilikçi ve güçlü yönü, masa başında alınan kalite kararlarını ve denetim bulgularını doğrudan sahaya indirebilmesidir. Sistem bünyesinde yürütülen İç Tetkik süreçlerinde tespit edilen eksiklikler için açılan Düzenleyici ve Önleyici Faaliyetler (DÖF), web servisler aracılığıyla Aksaray Üniversitesi Mobil Uygulama Platformu (ASÜM) ile doğrudan konuşur. Açılan bir DÖF, saniyeler içinde ASÜM Görev Takip Modülü üzerinden sahadaki yetkili personelin mobil cihazına "İş Emri (Görev)" olarak düşer. Bu sayede kalite denetimlerinden icraata uzanan, teknolojik ve kesintisiz bir köprü inşa edilir.
Sürekli İyileştirme (PUKÖ) ve Oto-Denetim Kültürü Planla, Uygula, Kontrol Et ve Önlem Al (PUKÖ) döngüsünü tamamen dijitalleştiren KBYS; kurum içi denetim kültürünü kökten değiştirir. Eğitimli tetkikçilerin dijital kontrol listeleriyle (checklist) yönlendirildiği iç tetkikler, birimlerin kendi DÖF süreçlerini statü listeleri (İşlem Bekleyen, Tamamlanan vb.) üzerinden yönetmesi ve faaliyetlerin düzenli takibi sayesinde üniversite, dış denetimlere ihtiyaç duymadan kendi kendini sürekli iyileştiren, çevik ve proaktif bir yapıya kavuşur.
Alt Dokümanlar
Stratejik Plan ve Kalite Performans Yönetimi
Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi (UBYS) bünyesindeki KBYS altyapısında çalışan bu modül, üniversitenin makro hedeflerinin ve kalite standartlarının birim bazında sayısallaştırılarak takip edilmesini sağlayan temel veri giriş platformudur.
Birim İçi DÖF ve Tetkik Takip Ekranları
Kalite yönetiminin en kritik aşaması olan tespit edilen bulguların iyileştirilmesi süreci, bu modül sayesinde birimler için son derece sistematik ve şeffaf bir iş akışına dönüştürülmüştür.
Dinamik Faaliyet Planı Yönetimi
Üniversite birimlerinin yıl içindeki tüm operasyonel kalite adımlarını organize eden Faaliyet Planı Modülü, hem standart süreçleri otomatize eden hem de birimlere özgü esneklik tanıyan kapsamlı bir ajanda ve planlama aracıdır.
DYS-Doküman Yönetim Sistemi
Kalite standartlarının temel taşı olan kontrollü dokümanların güvenle saklandığı, güncellendiği ve tüm üniversite paydaşlarına sunulduğu Doküman Yönetim Sistemi (DYS), UBYS'nin kurumsal hafıza merkezidir.
Kurumsal İç Tetkik ve Denetim
Kalite Koordinatörlüğü'nün sahadaki en güçlü silahı olan bu modül, üniversite içi denetim mekanizmalarını dijital bir asistan eşliğinde kusursuzlaştıran ve ASÜM ile doğrudan entegre çalışarak aksiyon üreten bir denetim platformudur.