EKDERS
UBYS ekosistemine entegre çalışan EKDERS Modülü; akademisyenlerin ek ders ücretlerini dönem başındaki sabit verilere göre değil, ilgili ayda gerçekleşen izin, tatil ve telafi gibi anlık değişkenlere göre haftalık olarak hesaplayan dinamik bir tahakkuk otomasyonudur. Karşılaşılan her senaryoda kanun çerçevesinde akademisyenin lehine optimizasyon yapan ve hesaplanan tahmini ücreti şeffafça akademisyene gösteren sistem; Bölüm Başkanı ve Fakülte/Enstitü yetkilisinin dijital onay süreçlerinden geçer. Islak imzayı ortadan kaldıran süreç, KBS uyumlu Excel dosyasının tek tıkla otomatik üretilmesiyle son bularak üniversitenin finansal operasyonlarına devasa bir hız, doğruluk ve kurumsal standardizasyon kazandırır.
EKDERS Modülü
Aksaray Üniversitesi Bilgi Yönetim Sistemi (UBYS) çatısı altında çalışan EKDERS Modülü; akademisyenlerin ek ders ücreti hesaplama süreçlerini hantal ve statik yöntemlerden kurtararak, tamamen dinamik, şeffaf ve kanunlara tam uyumlu bir otomasyona kavuşturan yenilikçi bir finansal tahakkuk platformudur.
Statik Değil, Dinamik ve Gerçek Zamanlı Hesaplama Standart ek ders yazılımları, dönem başında oluşturulan sabit "Ders Yükü" planlaması üzerinden statik bir hesaplama yaparken; ASÜ EKDERS Modülü süreci tamamen gerçek zamanlı verilerle yönetir. Modül; akademisyenin ilgili ay içerisinde aldığı hastalık/mazeret izinlerini, araya giren resmi ve idari tatilleri ve yapılan telafi derslerini haftalık bazda dinamik olarak algılar. Fiili duruma göre anlık güncellenen bu altyapı sayesinde, "planlanan" değil, "gerçekleşen" ders saati üzerinden sıfır hata ile hesaplama yapılır.
Akademisyen Odaklı Yasal Optimizasyon ve Şeffaflık Modülün en çarpıcı özelliği, karmaşık ek ders mevzuatını akademisyenin lehine yorumlayan algoritmik zekasıdır. Sistem, resmi tatiller, raporlar veya telafiler gibi hesaplamayı etkileyen her türlü değişken durumda; yasal mevzuat sınırları içerisinde kalarak akademisyenin en yüksek faydayı (maksimum yasal tahakkuk) sağlayacağı kombinasyonu otomatik olarak tercih eder. Ayrıca sistem şeffaflığı gereği; hesaplama işlemi yapıldığı anda akademisyenler, o ay alacakları "tahmini ek ders ücretini" bordroya yansımadan önce kendi ekranlarında net bir şekilde görebilmektedir.
Bürokrasisiz Onay Zinciri ve KBS Otomasyonu EKDERS Modülü, ıslak imzalı evrak dolaşımını bitiren akıllı bir iş akışına sahiptir. Akademisyen kendi hesaplamasını sistem üzerinden tamamladığında, kayıt otomatik olarak "Bölüm Başkanı"nın onay ekranına düşer. Bölüm başkanının incelemesi ve onayından sonra süreç hiyerarşik olarak Fakülte, MYO, Yüksekokul veya Enstitü yetkilisinin (tahakkuk birimi) nihai onayına aktarılır. Bu dijital silsile tamamlandığında sistem; Hazine ve Maliye Bakanlığı'nın KBS (Kamu Bilişim Sistemi) altyapısına birebir uyumlu Excel çıktısını saniyeler içinde otomatik olarak üretir ve tahakkuk memurunun veri giriş yükünü tamamen ortadan kaldırır.