DYS-Doküman Yönetim Sistemi
Kalite standartlarının temel taşı olan kontrollü dokümanların güvenle saklandığı, güncellendiği ve tüm üniversite paydaşlarına sunulduğu Doküman Yönetim Sistemi (DYS), UBYS'nin kurumsal hafıza merkezidir.
Merkezi Kontrollü Doküman Arşivi ve Dinamik Erişim Üniversite bünyesinde kullanılan yönetmelikler, yönergeler, formlar, süreç akışları ve kılavuzlar gibi tüm kontrollü dokümanlar bu modül üzerinde birim bazlı olarak kategorize edilerek listelenir. Üniversitedeki tüm akademik ve idari kullanıcılar, yetki sınırlamalarına takılmadan modüle girerek ihtiyaç duydukları her türlü güncel dokümana anında ulaşabilir ve cihazlarına indirebilir. Bu sayede kurum içi bilgiye erişim hızı maksimuma çıkarılır.
Kusursuz Revizyon Takibi ve Versiyon Kontrolü Birimler, kendi sorumluluklarındaki dokümanları diledikleri zaman sistem üzerinden güncelleyebilir veya yeni dokümanlar ekleyebilirler. Sistem, güncellenen her doküman için otomatik bir "Revizyon Takibi" (versiyonlama) uygular. Böylece eski belgelerin kullanılması sonucu oluşabilecek hatalar engellenir; daima en güncel, onaylı ve kontrollü dokümanın kurum içinde dolaşımda kalması güvence altına alınır.