BİDR
UBYS altyapısında çalışan BİDR Modülü; akademik ve idari birimlerin YÖKAK standartları çerçevesinde kendi öz değerlendirmelerini yapmalarını sağlayan temel iç kontrol platformudur. Kalite Koordinatörlüğü tarafından atanan ekiplerin yetki bazlı veri girdiği, yapay zekâ desteğiyle metinleri kurumsal dile çeviren ve kanıtları arşivleyen bu modül; işlemler tamamlandığında otomatik olarak YÖKAK formatında rapor üretir. Sistem, Akran Değerlendirme ve KİDR süreçleri öncesinde birimlerin kendi eksikliklerini tespit ederek DÖF (Düzeltici ve Önleyici Faaliyet) mekanizmalarını proaktif bir şekilde çalıştırmasını sağlar.
Aksaray Üniversitesi Bilgi Yönetim Sistemi (UBYS) çatısı altında faaliyet gösteren KAB (KİDR, Akran Değerlendirme ve BİDR) ekosistemi içerisinde yer alan "BİDR (Birim İç Değerlendirme Raporu) Modülü"; üniversite bünyesindeki tüm akademik ve idari birimlerin kendi öz değerlendirmelerini YÖKAK (Yükseköğretim Kalite Kurulu) kriterlerine uygun olarak yıllık periyotlarla yapmalarını sağlayan temel iç kontrol platformudur.
Ekip İçi Dinamik Yetkilendirme ve İş Bölümü Birimlerin iç değerlendirme süreci, Kalite Koordinatörlüğü tarafından belirlenen uzman değerlendirici ekipler aracılığıyla yürütülür. Sistem, YÖKAK değerlendirme kriterlerini baz alan esnek bir hiyerarşi sunar. Değerlendirici ekip başkanı, UBYS üzerinden kendi ekibindeki kişileri YÖKAK'ın ilgili alt başlıklarına özel olarak yetkilendirebilmektedir. Bu hiyerarşik iş bölümü, raporlama sürecindeki iş yükünü dengelerken her personelin kendi uzmanlık alanına odaklanmasını sağlar.
Yapay Zekâ Destekli Kurumsal Standartlar ve Kanıt Arşivi Yetkilendirilen ekip üyelerinin kendi başlıklarına dair UBYS'ye girdikleri ham metinler, sisteme entegre "Yapay Zekâ Destekli Yazım Düzenleme Arayüzü"nden geçirilerek üniversitenin resmi kurumsal diline ve raporlama formatına dönüştürülür. Yazılan bu metinlerin nesnel temellere oturtulması için ilgili kanıt belgeleri sisteme anında yüklenebilmekte; böylece birimin kurumsal hafızası dijital ortamda güvenle muhafaza edilmektedir.
Otomatik Raporlama ve Olgunluk Seviyesi Analizi Değerlendiriciler, veri girişi esnasında ilgili YÖKAK anahtarlarına ait birimin "Olgunluk Seviyesi"ni sistem üzerinden belirler. Tüm başlıklardaki değerlendirme işlemleri tamamlandığında modül; arka planda tüm verileri konsolide eder ve "Birim İç Değerlendirme Raporu"nu YÖKAK’ın talep ettiği resmi şablonda otomatik olarak üretir. Oluşan taslak rapor, Birim Değerlendirme Ekibi'nin incelemesinden geçerek varsa düzeltilecek, eklenecek veya değiştirilecek yerleri revize edilir ve nihai rapor oluşturulup sistemde saklanır.
Sürekli İyileştirme ve DÖF Entegrasyonu BİDR modülünün en büyük stratejik işlevi, kurumun kendi kendini denetlemesine (oto-denetim) olanak tanımasıdır. Oluşturulan nihai rapor sayesinde; birimler Akran Değerlendirme ve KİDR (Kurumsal İç Değerlendirme Raporu) süreçleri başlamadan önce kendi eksikliklerini ve iyileştirme önerilerini tespit edebilmekte, buralara yönelik anında DÖF (Düzeltici ve Önleyici Faaliyet) süreçleri başlatarak kalite standartlarını proaktif bir şekilde yükseltmektedir.