KİDR
UBYS ekosisteminin çatı uygulaması olan KİDR Modülü; üniversitenin yıllık kurumsal değerlendirme sürecini YÖKAK standartlarına tam uyumlu olarak yöneten akıllı bir raporlama platformudur. Alt çalışma gruplarının yetkilendirildiği, girilen verilerin yapay zekâ ile resmi kurumsal dile dönüştürüldüğü ve makro çaptaki kanıtların arşivlendiği sistem; manuel bir birleştirmeye gerek kalmadan üniversitenin taslak KİDR raporunu otomatik üretir. Yönetim Kurulu'nun dijital onayından geçen bu nihai rapor, doğrudan YÖKAK bilgi sistemine yüklenebilecek formatta dışa aktarılarak üniversitenin yıllık akreditasyon ve kalite güvence beyanını başarıyla tamamlar.
Aksaray Üniversitesi Bilgi Yönetim Sistemi (UBYS) çatısı altındaki KAB (KİDR, Akran Değerlendirme ve BİDR) ekosisteminin zirve noktasını oluşturan "KİDR (Kurumsal İç Değerlendirme Raporu) Modülü"; BİDR ve Akran Değerlendirme süreçlerinden süzülerek gelen veriler ışığında, üniversitenin yıllık kurumsal değerlendirmesini YÖKAK standartlarına tam uyumlu bir şekilde uçtan uca yöneten akıllı raporlama platformudur.
YÖKAK Standartlarında Dinamik Yetkilendirme ve Alt Çalışma Grupları Üniversite genelini kapsayan bu devasa sürecin karmaşıklığını yönetmek adına, sistem YÖKAK değerlendirme kriterlerini baz alan akıllı bir hiyerarşiyle kurgulanmıştır. Süreç yöneticileri, oluşturulan alt çalışma gruplarındaki ilgili başlıklara (Eğitim-Öğretim, Araştırma-Geliştirme, Toplumsal Katkı, Liderlik ve Yönetim vb.) alanında uzman personeli UBYS üzerinden doğrudan yetkilendirebilmektedir. Bu hiyerarşik yapı, kurumsal iş yükünün dengeli dağıtılmasını ve verilerin uzman ellerden sisteme girilmesini sağlar.
Yapay Zekâ Destekli Kurumsal Dil ve Kanıt Arşivi Yetkilendirilen çalışma grubu üyelerinin girdikleri metinler, modüle entegre edilen "Yapay Zekâ Destekli Yazım Düzenleme Arayüzü"nden geçirilerek tüm üniversiteyi temsil edecek resmi "kurumsal dile" ve akademik raporlama formatına profesyonelce dönüştürülür. KİDR raporunun altını dolduracak, YÖKAK denetimlerinde hayati önem taşıyan kanıt belgeleri sisteme anında yüklenebilmekte; böylece üniversitenin makro çaptaki kurumsal hafızası dijital ortamda korunmaktadır.
Olgunluk Seviyesi Değerlendirmesi ve Otomatik Raporlama Veri girişi aşamasında değerlendiriciler, üniversitenin geneline ait YÖKAK "Olgunluk Seviyesi"ni sistem üzerinden hassas bir şekilde seçer. Tüm çalışma grupları işlemlerini tamamladığında; modül arka planda tüm verileri birleştirerek, hiçbir manuel düzenlemeye gerek bırakmadan saniyeler içinde üniversitenin taslak "Kurumsal İç Değerlendirme Raporunu (KİDR)" tam da YÖKAK'ın talep ettiği resmi şablonda otomatik olarak oluşturur.
Yönetim Kurulu Onayı ve YÖKAK Sistemine Çıktı Üretimi Sistem tarafından otomatik olarak derlenen taslak rapor, Üniversite Yönetim Kurulu'nun onay ekranına düşer. Yönetim kurulu; rapor üzerinde düzeltilmesi, eklenmesi veya değiştirilmesi gereken yerleri tespit ederek gerekli revizyon kararlarını uygular. Revizyonların ardından oluşturulan "Nihai KİDR Raporu", hem UBYS platformunun kurumsal arşivinde saklanır hem de doğrudan YÖKAK bilgi sistemine yüklenebilecek (export) şekilde indirilerek üniversitenin yıllık akreditasyon ve kalite güvence beyanı başarıyla tamamlanmış olur.