Görev Takip ve Saha Operasyon Yönetimi Modülü
ASÜM Görev Takip Modülü; birim amirlerinin personeline anlık GPS konum eşleştirmeli, QR kod doğrulama ve fotoğraf kanıtı zorunluluğu barındıran yüksek güvenlikli saha görevleri atamasını sağlayan kapsamlı bir operasyon yönetim sistemidir. Başlangıç ve bitiş zamanları sınırlandırılmış, uygulamanın Ajanda modülüyle entegre çalışan ve isteğe bağlı olarak haftalık, aylık, yıllık gibi döngülerle periyodik hale getirilebilen bu görevler; RİMER (İstek/Şikayet), KBYS (DÖF ve Kalite Süreçleri) ve Toplantı modülleriyle organik olarak beslenir. Bu güçlü altyapı sayesinde kurum içinde alınan her yönetimsel karar, şikayet veya kalite iyileştirme adımı sahadaki icraatla birleşerek güvenli, izlenebilir ve %100 ölçülebilir bir kurumsal standarda ulaştırılır.
Aksaray Üniversitesi Mobil Uygulama Platformu (ASÜM), idari personelin saha operasyonlarını, kurum içi iş dağılımlarını ve denetim süreçlerini dijitalleştirerek şeffaf bir yapıya kavuşturan "Görev Takip Modülü" barındırmaktadır. Bu modül; konum tabanlı doğrulama mimarisi, çoklu modül entegrasyonu ve periyodik atama yetenekleriyle kurumsal verimliliği ve operasyonel hızı en üst düzeye çıkarır.
Kanıt Odaklı Saha Denetimi ve Konum Doğrulama
Birim amirleri, kendi sorumluluk alanlarındaki personele görev atarken saha denetimini kusursuzlaştıracak katı doğrulama mekanizmaları belirleyebilmektedir. Bir görevin tamamlanabilmesi için personele; "Fotoğraf Kanıtı Yükleme", "Görev Noktasındaki QR Kodu Okutma" veya "Belirtilen Enlem-Boylam (GPS) Koordinatlarına Ulaşma" gibi spesifik şartlar koşulabilmektedir. İşlem esnasında kullanıcının anlık konum bilgisi arka planda alınarak görev lokasyonuyla matematiksel olarak eşleştirilir; böylece sahadaki işlemlerin gerçekten ilgili yerde ve zamanda yapıldığı şüpheye yer bırakmayacak şekilde teyit edilir.
Dinamik Zaman Yönetimi ve Periyodik Atama Mimarisi
Kurum içi iş akışlarının disipline edilmesi amacıyla görevlerin zaman yönetimi hassas bir şekilde kurgulanmıştır. Amirler, her bir görev için başlangıç ve bitiş tarih ile saatlerini net olarak tanımlar. Atanan bu görevler, personelin ASÜM ana sayfasında yalnızca belirtilen zaman penceresinde aktif olarak görünerek personelin doğru zamanda doğru işe odaklanmasını sağlar. Rutin işlerin yönetimini otomatize etmek için görevler tek seferlik verilebileceği gibi; 1 haftalık, 1 aylık, 3 aylık, 6 aylık veya 1 yıllık periyotlarla döngüye alınabilmektedir. Ayrıca tüm bu görev takvimi, personelin kişisel zaman planlamasını kolaylaştırmak adına ASÜM Ajanda modülüne doğrudan entegre olarak sergilenmektedir.
Uçtan Uca Entegrasyon ve Stratejik Süreç Bağlantıları
Modülün en yenilikçi ve güçlü yönü, üniversitenin diğer dijital ve kalite altyapılarıyla organik bir bağ kurmasıdır. Birim amirleri, günlük rutin işlerin yanı sıra stratejik kaynaklardan gelen verileri doğrudan saha görevine dönüştürebilir. Örneğin; RİMER modülüne düşen bir öğrenci veya personel şikayetinin çözümü için, Kalite Bilgi Yönetim Sistemi (KBYS) iç tetkik sonuçlarına istinaden açılmış bir Düzenleyici ve Önleyici Faaliyet (DÖF) eylemi için veya ASÜM Toplantı modülünde alınan resmi kararların hayata geçirilmesi için ilgili personele saniyeler içinde doğrudan görev atanabilmektedir. Bu entegrasyon ağı, kurum içindeki tüm kalite süreçlerinin, alınan kararların ve geri bildirimlerin anında operasyonel bir aksiyona dönüşmesini sağlar.