Amir İşlemleri Modülü
ASÜM Amir İşlemleri Modülü; birim yöneticilerine kendi idari personellerinin mesai hareketlerini gerçek zamanlı izleme, aksaklık durumlarında manuel giriş-çıkış onayı verme ve saatlik izin taleplerini anında dijital ortamda sonuçlandırma yetkisi sunan merkezi bir yönetim panelidir. Elde edilen tüm mesai ve izin verilerini kurumsal denetim süreçleri için üst yönetime raporlayabilen bu modül; amirlerin izne ayrıldığı durumlarda yetkilerini kurum içindeki başka bir personele devredebilmesini sağlayan akıllı "Vekalet Sistemi" ile operasyonel sürekliliği güvence altına alarak üniversite içerisindeki bürokratik hantallığı tamamen ortadan kaldırır.
Aksaray Üniversitesi Mobil Uygulama Platformu (ASÜM), hiyerarşik iş akışlarını dijitalleştirmek ve birim yöneticilerine kurum içi operasyonlarda tam kontrol sağlamak amacıyla kapsamlı bir "Amir İşlemleri Modülü" sunmaktadır. Bu modül; mesai denetiminden izin onaylarına, raporlamadan vekalet atamalarına kadar bir yöneticinin ihtiyaç duyduğu tüm yönetsel araçları tek bir merkezi ekranda toplayarak operasyonel süreçleri hızlandırır.
Gerçek Zamanlı Mesai Takibi ve Esnek Manuel Yönetim
Birim amirleri, kendi sorumluluk alanlarındaki idari personelin günlük giriş ve çıkış hareketlerini (PDKS) sistem üzerinden anlık olarak izleyebilmektedir. Uygulamanın sahaya sunduğu en büyük kolaylıklardan biri olan esnek yönetim mimarisi sayesinde amirler; cihaz arızası, internet bağlantı kopukluğu veya unutkanlık gibi nedenlerle mesai giriş-çıkış işlemlerinde sorun yaşayan personellerin mağdur olmasını engeller. Bu tür istisnai durumlarda amirler, yetkilerini kullanarak sisteme manuel müdahale edebilir, gerekli açıklamaları girerek personelin giriş veya çıkış kaydını sorunsuz bir şekilde oluşturabilir.
Çevik Saatlik İzin Onay Mekanizması
Personelin gün içindeki kısa süreli ayrılışları için mobil uygulama üzerinden talep ettiği "Saatlik İzinler", anında amirlerin onay ekranına düşmektedir. Birim amirleri, kurumun iş yükü ve operasyonel durumuna göre bu talepleri sistem üzerinden saniyeler içinde inceleyerek onaylama veya reddetme yetkisine sahiptir. Bu dijital onay mekanizması, geleneksel kağıt tabanlı izin süreçlerini ortadan kaldırarak karar alma hızını maksimuma çıkarır.
Dinamik Raporlama ve Üst Yönetim Entegrasyonu
Amir İşlemleri Modülü, yalnızca anlık takiple sınırlı kalmayıp aynı zamanda güçlü bir veri analiz aracı olarak görev yapar. Birim amirleri, kendi personellerine ait günlük, haftalık veya aylık mesai verilerini ve izin durumlarını detaylı bir şekilde raporlayabilmektedir. Elde edilen bu konsolide raporlar, kurumun stratejik denetim süreçleri kapsamında istendiği an üst yönetime veya ilgili kurullara dijital ortamda sunulabilmektedir.
Kesintisiz İş Akışı ve Dijital Vekalet Sistemi
Kurum içi operasyonların amirlerin yokluğunda da aksamadan devam etmesini sağlamak adına sisteme yenilikçi bir "Vekalet Verme" altyapısı entegre edilmiştir. Birim amiri yıllık izne, sağlık iznine veya görevlendirmeye ayrılacağı durumlarda, sahip olduğu tüm modül onay yetkilerini üniversite bünyesindeki dilediği bir başka personele sistem üzerinden geçici olarak devredebilmektedir. Bu sayede onay bekleyen izinler veya manuel mesai düzeltmeleri hiçbir bürokratik engele takılmadan, vekalet bırakılan kişi tarafından kesintisiz olarak yürütülür.