Danışman Randevu ve Görüşme Yönetimi Modülü (Akademisyen)
ASÜM Danışman Randevu Modülü; akademisyenlerin ofis saatlerini tanımladığı, öğrencilerin akademik veya kariyer planlaması gibi konularda kategori ve açıklama belirterek randevu talep edebildiği, çift yönlü anlık bildirimlerle desteklenen gelişmiş bir akademik iletişim platformudur. Planlı randevuların yanı sıra randevusuz gelen öğrencilerin de "Manuel Görüşme" formuyla anında kayıt altına alınmasını sağlayan sistem; görüşme sonrasında fotoğraf ve doküman yükleme özellikleriyle süreçleri kurumsallaştırır. Toplanan tüm randevu ve görüşme verileri, akademik kalitenin ölçülebilmesi adına fakülte ve bölüm yöneticilerine detaylı raporlama imkanı sunarak üniversite içindeki danışmanlık ekosistemini şeffaf, kayıtlı ve yüksek verimli bir standarda ulaştırır.
Aksaray Üniversitesi Mobil Uygulama Platformu (ASÜM), öğrenci ve akademisyen etkileşimini planlı, ölçülebilir ve şeffaf bir yapıya kavuşturmak adına yenilikçi bir "Danışman Randevu Modülü" sunmaktadır. Bu modül; akademik danışmanlık, kariyer rehberliği ve eğitim süreçlerinin tamamen dijital, kurumsal bir ekosistem üzerinden profesyonelce yönetilmesini sağlar.
Sistemli Ofis Saatleri ve Talep Yönetimi
Ofis Saati Tanımlama: Akademisyenler, ASÜM Web uygulaması üzerinden kendi çalışma programlarına en uygun "Ofis Gün ve Saatlerini" sisteme tanımlayabilmektedir.
Ön Hazırlık Süreci: Öğrencilerin randevu talebi sırasında belirlediği görüşme kategorisi ve önceden yazdığı açıklama mesajı sayesinde, akademisyenler görüşmeye hazırlıklı olma imkanı elde eder.
Anlık Bildirim Ağı ve Çift Yönlü Onay Mekanizması
Talep Takibi: Öğrenci tarafından oluşturulan randevu talebi, saniyesinde ilgili akademisyene bildirim olarak ulaştırılır.
Onay/Red Süreci: Akademisyenler, ASÜM Web paneli üzerinden bekleyen talepleri inceleyerek duruma göre bir açıklama metni eşliğinde onaylama veya reddetme işlemi gerçekleştirebilir.
Kanıt Tabanlı Kapatma ve Kurumsal Hafıza Altyapısı
Randevu Kapatma Formu: Görüşme tamamlandıktan sonra sürecin kurumsal kalite standartlarına uygun olarak kayıt altına alınabilmesi için akademisyenlere detaylı bir form sunulur. Akademisyen, öğrenciyle yapılan görüşmeye dair kendi profesyonel notlarını ve değerlendirmelerini bu ekrana işler.
Dosya ve Görsel Kanıt Yükleme: Sürecin güvenirliğini pekiştirmek adına görüşme esnasında çekilen bir fotoğraf kanıtı veya görüşmeyle ilgili herhangi bir dosya, dilekçe, evrak vb. dokümanlar sisteme kalıcı olarak yüklenebilmektedir.
Çevik "Manuel Görüşme" ve Anlık Kayıt Sistemi
Doğaçlama Ziyaretlerin Kaydı: Randevu almadan ofise ziyarete veya danışmaya gelen öğrencileri kapıdan çevirmemek adına tasarlanmıştır. Akademisyenler, "Manuel Görüşme Ekleme" aracıyla bu görüşmeleri sisteme anında işleyebilir.
Standart Veri Girişi: Manuel form üzerinden öğrencinin temel bilgileri çağrılarak görüşme notları, fotoğraflar ve dokümanlar aynı standartta sisteme kaydedilir. Böylece hiçbir akademik rehberlik adımı kayıtdışı kalmaz.
Hiyerarşik Raporlama ve Yönetimsel İzlenebilirlik
Kalite Denetimi: ASÜM üzerinden gerçekleştirilen tüm planlı randevular ve manuel görüşmelerin verileri; ilgili akademisyenin bağlı bulunduğu fakülte dekanlığı, enstitü müdürlüğü veya bölüm başkanlığı yetkilileri tarafından istendiği an analiz edilebilmekte ve raporlanabilmektedir.